概要
クライアントは油脂製造を主体とする食品製造・販売会社。モール型自社ECサイトを運営しており、既存顧客向けにメルマガ配信を行っていたが、内製化できておらず業務の負担となっていた。2年以上、メルマガ配信を代行し業務の流れを円滑化・効率化。売上もアップし最終的には内製化を達成した。
期間
2019年01月〜2022年02月
背景
・元々別の業者にメルマガ配信業務を委託していたが、途中で断られ外部委託先を探していた。（業務効率化されていなかったため、負担が大きかったことが原因か？）
・新たな外部委託先を探していたか、マネジメント及び作業効率を考え、ゆくゆくは内製化したい意図があった
→当面は作業を代行しつつ、徐々に業務を効率化し最終的には内製化の実現まで導いてくれるパートナーがほしい。
課題
・オウンドメディア（ブログ）やホームページは存在したが作ったままの状態になっており、
・ECは自社とモール（楽天）の2種が存在。前述の通り新規集客はできておらず、既存顧客へのメルマガによる販促がメインになっている。
・元々はBtoB（業務用油脂）の販売が主体であり、BtoCはその後拡大してきた領域。そのため、人材が不足しており手が回っていない。
取り組み
・メルマガ配信設定（makeshop、Rakuten Merchant Server）の設定代行（週1）
・メルマガの文章・画像制作代行（Illustratorを使用。別途デザイナーをアサイン）
・配信設定、画像編集の効率化
結果
・配信ツールの設定はほぼ定型化できていたが、デザイン編集（画像・文章）が「手書き指示→Illustratorで直接過去画像を編集」という流れ、かつ「複数回の事後修正が発生」しており、それが業務をスタックさせていた。
→初回の制作指示～修正指示のタイミングと頻度を定型化、回数とタイミングに期限を設けることで効率化を達成。結果的に配信ツール設定も効率化
・効率化によるメール配信スケジュールの定常化により、2019年度で、メルマガ経由売上の20％アップ（月次ベース）を達成。
・2022年より、内製化に移行
・業務効率化によりクライアントはブログやホームページなど、集客施策に注力できる体制に
取り組みのアウトプット
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（従来のメルマガ制作指示）基本的に「過去のバージョンのいずれかに手書きで修正指示が入る」というパターン。複数の過去Ver.をが存在するため、ミスが発生しやすい状況であった。「必要な素材は指示と一緒にまとめて事前送付」する形で効率化を図った。
作業工程をチェックし、どの作業がボトルネックになっているのかを明確化。「デザインの再修正依頼」が効率化を阻んでいることをクライアントと共有する。修正指示のタイミングと回数に制限を設けることで合意。
メルマガ制作業務のチェックリスト。どの作業をどのような順番で進めればよいか明確化。内製化を見据えて作業を標準化し、一旦別のオペレーターにバトンタッチ。クライアントへの引き継ぎが問題なく行えることをチェックしてから本番の引き継ぎ作業を行った。
（タスクチャート）業務フローを図示・可視化することで担当者感の業務引き継ぎの流れを円滑化。「自身の業務の後ろに他の人の業務が控えていて、いつまでに終わらせないといけないか」を意識することで、業務の引き継ぎがスムーズにできる状態を構築
